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テンプレート仕事術 信太明



いつもの駅前本屋、平積みの中に。「日常業務の75%を自動化する」の文字が目にとまり即時購入。いつもながら、こういう文言にはやられる(笑)本書を読んで、テンプレート化(フォーマット、リスト、マニュアル)の重要性は理解しているのに、日々の実務に追われて優先順位を下げてしまっていることは猛省。確かに、業務効率追求の最優先事項がテンプレート化であること再認識させられた。



最初に、テンプレート化の定義の確認。(P20)

テンプレートとは、「鋳型」を意味しています。鋳型に熱で溶かした銅や鉄を流し込むことで、同じ銅器や鉄器をいくつでもいくつでも、誰にでも作り出すことが可能です。もちろん、その方が一から器を作り出すより、はるかに速い。このような作業を鋳造と言いますが、これを普段の仕事に生かそうとしたのが、テンプレート仕事術の思想です。

一定のパターンを作っておけば、それを使い回すことで、
いつでも、誰にでも、短期間で、ミスやうっかりを防いで、
効率よく仕事を成し遂げることができる


では、テンプレートの種類は?(P22)

フォーマット…手紙の文例集・書類の定型書式・他
リスト…チェックリスト・データベース・Tips集・他
マニュアル…作業フロー・スクリプト・カルテ・他


本題、テンプレート化のメリットは?

(1)「効率性」ー 仕事の75%は定型化できる
(2)「生産性」ー 25%の付加価値業務に専念できる
(3)「正確性」ー 漏れなく確実に仕事をする
(4)「非属人化」ー 人に仕事を任せることができる



tenpure2.jpg

著者は、仕事を「定型・否定型」と「属人・非属人」の2軸による分類からテンプレート化の作業を進めるとのこと。この「定型・否定型」と「属人・非属人」いついては、定型であるか?非属人であるか?の判断をつける論理思考が弱い場合は、テンプレート化を活かせないことになる。その点には注意が必要。そして、テンプレート化推進を判断した後に下記手順でテンプレート作成する。とのこと(P70)

(1)「5W2H」で、その仕事の目的をハッキリさせる。
(2)目的達成するために必要な要素を、「時系列」あるいは「大分類・中分類・小分類」に沿って分類する。
(3)分類した項目をチェックリストやマニュアルなどの枠組みにし、それぞれに、効果的なやり方や注意点など、自分で経験し、記録・保存しておいた知見やコツを当てはめる。


うむ、仕事の基本を押えて『当たり前の事』を当たり前に整理・判断してテンプレート化を推進するということを終始徹底しているんだな。と改めて、テンプレート化の意味(業務効率追求)を再認識させられた。経営幹部・管理職のビジネスパーソンは必読の1冊。(当然、現場社員が自発的にテンプレート化推進することは、もっと素晴らしい!)

本書では多岐に渡り具体的なテンプレートがあり参考になる。

日報のテンプレート例(P91)
セミナー準備のテンプレート(P95)
取材準備テンプレート(P96)
メールのテンプレート例(P99)
メールチェックシート(P103)
電話対応スクリプト(P121)
企業の予習チェックリスト(P126)
コーポレートサイトのチェックリスト(P127)
取引先安全度チェックリスト(P130)
初対面でもうち解けて話すためのTips(P133)
新人でも仕事を受注できるヒアリングシート(P139)
説得・交渉のTips(P142)
マイミシュラン(P147)
出張チェックリスト(P153)
やることリスト(P157)
スケジュールテンプレート1(P161)
スケジュールテンプレート2(P165)
大学ノートの使い方テンプレート(P171)
マイ金言集(P175)
自分の価値観を再認識するテンプレート(P186)
残業振り返りフロー(P191)


余談。著者は、テンプレート化の前に、PC(Windows、excel、など)のショートカットキーを覚えるのが先!と断言している。ごく限られたショートカットキーしか使用していない事も猛省。まずは、ショートカットキーから着手だな。(苦笑)


テンプレート仕事術 ―日常業務の75%を自動化する
信太 明
東洋経済新報社
売り上げランキング: 307


≪目次≫
はじめに
PART1 テンプレート化仕事術のススメ
Chapter1 なぜ仕事にテンプレート化が必要なのか?
Chapter2 仕事をテンプレート化する方法
PART2 テンプレート活用例
Chapter3 メール・連絡・伝達でのテンプレート
Chapter4 営業・商談でのテンプレート
Chapter5 ビジネスの基礎スキル向上テンプレート
Chapter6 マネジメントのテンプレート
あとがき




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